Slim, dom of wijs?

Frank Kunneman

AI kan een raad van commissarissen slimmer maken. Of dommer. Dat hangt niet van de techniek af, maar van hoe u het systeem eromheen inricht. Laat het aan het toeval over, en u krijgt wat u nu al ziet. De ene commissaris gebruikt ChatGPT stiekem, alsof het iets pornografisch is. De ander vindt alles eng en durft niets. De derde bedenkt zelf niets meer en papegaait de antwoorden op zijn prefab-AI-vragen na. En het bestuur? Dat experimenteert ondertussen vrolijk door zonder dat ook maar iemand precies weet hoe.

Het kan ook anders. Denk in drie lagen: spelregels, werkafspraken en hulpmiddelen.

Eerst de spelregels: wat mag wel, wat mag nooit? In gewone taal, vastgesteld door RvC en RvB samen: AI mag u helpen bij het samenvatten van stukken, bij het benoemen van verschillen en trends, het verkennen van scenario’s, het structureren van argumenten. Kortom: leeswerk lichter maken en denkwerk ordenen. AI mag niet: zelfstandig besluiten nemen, oordelen over personen, of “slimme” juridische trucs bedenken om lastige situaties weg te poetsen. Zodra het gaat over onderwerpen zoals beoordelingen van bestuurders, verlenging of beëindiging van hun aanstelling, disciplinaire maatregelen of integriteitskwesties, hoort AI simpelweg niet in de boardroom thuis. Dat zijn menselijke besluiten, met menselijke verantwoordelijkheid.

Dan de gegevens. U legt vast wat wél in AI mag: geanonimiseerde informatie, openbare stukken, al openbare en gepubliceerde rapporten. U legt ook vast wat alleen in een afgeschermde, interne AI-omgeving mag: board packs, interne memo’s, niet-openbare scenario’s. En wat nooit in een publieke chatbot terechtkomt: gevoelige personeelszaken, M&A, vertrouwelijke cijfers, juridische procedures. Twee A4’tjes met ja, nee en “alleen onder voorwaarden” doen al wonderen.

De tweede laag zijn de werkafspraken. Hoe gebruikt de raad AI concreet vóór en tijdens de vergadering? Voor de vergadering kan AI een board pack-assistent zijn. Via de beveiligde board-portal krijgt u een systeem dat per agendapunt samenvat wat er ligt, aangeeft wat er nieuw is ten opzichte van vorige versies, en waar wezenlijke wijzigingen zitten in het beleid, de begroting of de rapportage. Ook mag AI helpen bij het ordenen van uw vragen. “Wat zijn mogelijke vragen bij dit stuk?” is een legitieme vraag aan een systeem. Commissarissen zien die vragen als inspiratie, niet als boodschappenlijst. Iedereen kiest zelf welke vragen hij of zij belangrijk vindt, en waarom. U blijft nadenken, het model sorteert de stapel.

Bij grote besluiten kan AI helpen om scenario’s helder op een rij te krijgen. De RvB levert twee of drie serieuze opties, AI helpt de effecten en risico’s per scenario te structureren. Wat gebeurt er met solvabiliteit, reputatie, personeel? De raad gebruikt dat als basis voor het gesprek, niet als eindpunt.

En tenslotte de derde laag: hulpmiddelen. Maak het makkelijk om het goed te doen. Maak een korte leidraad voor de raad zelf. Drie of vier regels zijn genoeg: stel altijd eerst uw vraag, dán pas AI. Vraag altijd naar data en aannames. Zie AI-uitkomsten als hypotheses, niet als feiten. En zorg dat besluiten altijd te herleiden zijn tot menselijke afwegingen.

Tijdens de vergadering geen live-ChatGPT op telefoons over vertrouwelijke stukken. Geen heimelijk gegoogle en gechat terwijl anderen praten. De vergadering beraadslaagt en besluit. AI zit niet aan tafel. Het ligt voor de hand dat vooral de voorzitter, samen met de secretaris, bewaakt dat deze afspraken in vergaderingen ook echt worden nageleefd.

Het gaat zoals bij alles om een combinatie van heldere grenzen, concrete werkafspraken, veilig gebruik en terugkerende reflectie. Het is in essentie basic governance: integriteit, transparantie en verantwoording. AI maakt uw toezicht niet vanzelf beter. Als u er op de juiste manier mee omgaat, is het wel een stuk gereedschap dat u helpt om nog scherper te zien. En dáár worden zowel de raad als het bestuur wijzer van.

Zelfs dat is nog niet genoeg. Regels op papier en werkafspraken in de boardroom helpen pas echt als de raad ook begrijpt waar hij mee bezig is. Niet technisch in de zin van programmeerkennis, maar bestuurlijk en moreel. De volgende vraag is dus niet alleen hoe u AI organiseert, maar ook wat u als commissaris daarover eigenlijk moet leren.

___

Meer weten over corporate governance? Neem een kijkje op onze events pagina!