Online

Online

Social distancing maakt vergaderen voor de meeste organisaties een uitdaging. Vergaderen gaat nu online. Vanuit het perspectief van corporate governance roept dat allerlei vragen op. Kan een raad van commissarissen of een bestuur online vergaderen en dan toch geldige besluiten nemen? En als dat kan, hoe kunnen die vergaderingen zo effectief mogelijk zijn?

Kort en goed: elektronisch vergaderen en online besluiten nemen kan en mag zowel het bestuur als de RvC. Er zijn voor deze organen geen bijzondere wettelijke eisen voor de manier waarop wordt vergaderd en besloten (voor een AvA ligt dat anders). Wel moet iedere zogenaamde “vergadergerechtigde” in staat zijn om aan het overleg deel te nemen en zijn of haar opvatting kenbaar te maken. Meestal bevatten statuten bijzondere vereisten bijvoorbeeld over het minimale aantal deelnemers (‘quorum’) en voor de manier waarop rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen. Denk daarbij aan oproepingstermijnen, een vooraf vastgestelde agenda enzovoort. Het is ook in deze tijd van belang om dat goed na te gaan en je daar aan te houden.

Het is voor veel besturen en raden van commissarissen een uitdaging om op een effectieve manier elektronisch te vergaderen. Ik adviseer om daarvoor een protocol te maken. Dat kan een overzichtje zijn van een aantal gedragsregels. Besteedt extra aandacht aan de voorbereiding van de vergadering. Probeer zoveel mogelijk onderwerpen voorafgaand via e-mail te introduceren en waar mogelijk af te handelen. Voor zover dan nog overleg en besluitvorming nodig is, kan dat snel plaatsvinden. Er zijn ook simpele tips zoals: spreek af dat iedereen minstens 5 minuten voor het afgesproken tijdstip is ingelogd en heeft geverifieerd of hij of zij toegang heeft tot de vergadering. Vaak is een password noodzakelijk. Het kost iedereen erg veel onnodige tijd als deelnemers daar pas achter komen als de vergadering al begonnen is.

Het is verder verstandig om afspraken te maken over de manier waarop ieder het woord neemt. Het beste is om dit via de voorzitter te doen. Dat kan bijvoorbeeld door hand opsteken. Wie niet aan het woord is zet zijn microfoon op ‘mute’. De voorzitter moet aan het eind van het overleg expliciet verifiëren of een besluit met de vereiste meerderheid is aangenomen. In een fysieke vergadering gaat dat meestal bij acclamatie. Bij elektronisch vergaderen is dat niet aan te raden.

Het kan nuttig zijn om tijdens de vergadering een parallel vergadercircuit in WhatsApp op te zetten. Op die manier kan je de aandacht trekken zonder “in te breken” in de vergadering. Je kan dan desgewenst ook aparte opmerkingen plaatsen of iets aan de voorzitter meegeven.

Bij online vergaderen is het belang van goede notulen extra groot. De voorzitter behoort dat ook te beseffen en er rekening mee te houden. Zorg verder dat participanten indien mogelijk in een opgeruimde, afgesloten ruimte deelnemen aan de vergadering. Is er achtergrondgeluid, zorg dan dat je een koptelefoon gebruikt met een microfoon.

De COVID-19 crisis leidt er zonder twijfel toe dat een groot deel, zo niet het grootste gedeelte van ons zakelijk overleg voortaan online zal gaan plaatsvinden, ook als de samenleving en zakelijke interactie weer genormaliseerd zijn. Iedereen zal ontdekken dat als je de juiste regels in acht neemt elektronisch vergaderen vaak een beter alternatief is dan fysiek vergaderen. Dat is vanzelfsprekend niet in alle gevallen zo. Bovendien is elk zakelijk overleg een stuk effectiever als je de mensen die eraan deelnemen ook min of meer regelmatig persoonlijk ontmoet. Ook hier gaat het dus om een goede balans. Bij alle kosten die op onze toekomstige generaties af gaan komen als gevolg van deze crisis is het ingeburgerd raken van online zakelijk overleg een positief bijeffect: enorme kostenbesparingen. Voordat we het weten gaan we online vergaderen nog waarderen ook!

No Comments

Post A Comment

Sign up for our newsletter

Themis Institute

Whether it’s a single workshop or a long during relationship, let’s help you identify your specific governance needs and provide you with proven solutions to implement.

Do you have questions about this blogpost?

Please fill out the contact form below and we will contact you as soon as possible.